通知是運(yùn)用最為廣泛的下行文，行政公文和黨的機(jī)關(guān)公文都把它列為主要文種。 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》對(duì)通知所下的定義為： 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。 《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》給通知的定義是： 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、發(fā)布要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項(xiàng)。

　　(一)通知的特點(diǎn)

　　1.功能的多樣性

　　在下行文中，通知的功能是最為豐富的。它可以用來(lái)布置工作、傳達(dá)指示、曉諭事項(xiàng)、發(fā)布規(guī)章、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件、任免干部等等?？傊滦形牡闹饕δ?，它幾乎都具備。

　　但通知在下行文中的規(guī)格，要低于命令、決議、決定、指示等文體。用它發(fā)布的規(guī)章，多是基層的，或是局部性的、非要害性的;用它布置工作、傳達(dá)指示的時(shí)候，文種的級(jí)別和行文的鄭重程度，明顯不如決定、指示。

　　2.運(yùn)用的廣泛性

　　通知的發(fā)文機(jī)關(guān)，幾乎不受級(jí)別的限制。大到國(guó)家級(jí)的黨政機(jī)關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以發(fā)布通知。

　　通知的受文對(duì)象也比較廣泛。在基層工作崗位上的干部和職工，接觸最多的上級(jí)公文就是通知。而且通知雖然從整體上看是下行文，但部分通知(如曉諭事項(xiàng)的通知)也可以發(fā)往不相隸屬機(jī)關(guān)。

　　3.一定的指導(dǎo)性

　　通知這一文體名稱，從字面上看不顯示指導(dǎo)的姿態(tài)，但事實(shí)上，多數(shù)通知都具有一定程度的指導(dǎo)性。用通知來(lái)發(fā)布規(guī)章、布置工作、傳達(dá)指示、轉(zhuǎn)發(fā)文件，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位對(duì)通知的內(nèi)容要認(rèn)真學(xué)習(xí)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。

　　個(gè)別曉諭性的通知，特別是通知作為平行文發(fā)布的時(shí)候，可以沒有指導(dǎo)性或只有微弱的指導(dǎo)性。

　　4.較強(qiáng)的時(shí)效性

　　通知是一種制發(fā)比較快捷、運(yùn)用比較靈便的公文文種，它所辦理的事項(xiàng)，都有比較明確的時(shí)間限制，受文機(jī)關(guān)要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理完成，不得拖延。

　　(二)通知的類型

　　1.會(huì)議通知

　　這類通知是以通知召開一個(gè)會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)為內(nèi)容的，其形式有兩種：簡(jiǎn)單的會(huì)議通知，只需明確開會(huì)的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員等;另一種是較為復(fù)雜的會(huì)議通知，它的內(nèi)容事關(guān)重大，參加人員較多，行文時(shí)不僅要明確會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容、開會(huì)地點(diǎn)、開會(huì)事件，而且應(yīng)把會(huì)議的目的、要求等具體事項(xiàng)交待清楚。

　　2.指示性通知

　　指示性通知用于上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要和本機(jī)關(guān)的權(quán)限范圍，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行的事項(xiàng)。指示性通知與指示有相類似的作用，可以用于結(jié)合實(shí)際情況傳達(dá)上級(jí)請(qǐng)示、布置有關(guān)工作、規(guī)定有關(guān)政策，讓下級(jí)機(jī)關(guān)或其他單位辦理或者共同執(zhí)行。

　　3.批轉(zhuǎn)性通知

　　批轉(zhuǎn)性通知是用于上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要和本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍批準(zhǔn)并轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。上級(jí)機(jī)關(guān)所批轉(zhuǎn)的公文加以評(píng)價(jià)或者對(duì)公文中所涉及的事實(shí)加以說明、分析，還可以對(duì)如何執(zhí)行和落實(shí)所批轉(zhuǎn)的公文要求、措施和落實(shí)方法做出規(guī)定，或者對(duì)批轉(zhuǎn)公文中的不足方面提出補(bǔ)充意見。

　　4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于上級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的公文。轉(zhuǎn)發(fā)性通知使被轉(zhuǎn)發(fā)公文的權(quán)威性得到證實(shí)，用以指導(dǎo)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)結(jié)合實(shí)際情況，正確執(zhí)行公文內(nèi)容或者從中學(xué)習(xí)借鑒有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文成為通知的附件。

　　5.發(fā)布性通知

　　發(fā)布性通知是上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布行政規(guī)定、條例、章則、辦法等規(guī)章制度和其他重要文件時(shí)使用的通知。

　　6.任免通知

　　任免通知是上級(jí)機(jī)關(guān)任免和聘用干部時(shí)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的一種較為特殊的知照性通知。